ODOVZDÁVANIE  PÍSOMNOSTÍ  DO  REGISTRATÚRNEHO  STREDISKA  („ARCHÍV“) CZ ECAV BA

Interná smernica CZ BA 1/09

    1) Smernica rieši otázku sústreďovania písomností z jednotlivých príručných registratúr Cirkevného zboru ECAV Bratislava do registratúrneho strediska cirkevného zboru („archív“). 

    2) Za príručnú registratúru sa považuje každá skupina písomností, ktorá vznikla z činnosti farských úradov, ako aj každej inej zložky cirkevného zboru, pri akejkoľvek aktivite cirkevného zboru.

     3) Pre zabezpečenie lepšej ochrany písomností cirkevného zboru, sústreďujú sa tieto systematicky z príručných registratúr každoročne, vždy v mesiaci máj, po uplynutí lehôt uloženia v príručných registratúrach.

    4) Proces odovzdávania iniciuje a koordinuje archivár cirkevného zboru, prípadne iná osoba poverená predsedajúcim zborovým farárom.

     5) Odovzdávanie písomností do registratúrneho strediska cirkevného zboru bližšie upravuje - plán odovzdávania písomností do registratúrneho strediska CZ ECAV BA.

     6) Plán odovzdávania pozostáva zo špecifickej skupiny písomností, z poznámky od kedy sa začína počítať lehota uloženia v príručnej registratúre (napr.: „po uzavretí roka“), z označenia miesta dočasného uloženia (K11 – Farský úrad a hospodárska správa - Konventná 11, L – Farský úrad - Legionárska, ZO – osoba zodpovedná za jednotlivú zložku pôsobiacu v rámci CZ ECAV BA) a lehoty, počas ktorej sú písomnosti uložené v príručnej registratúre.   

Plán odovzdávania písomností do registratúrneho strediska CZ ECAV BA

1. ADMINISTRATÍVA  A  RIADENIE

1.1. 	Konvent a presbyterstvo
Zápisnice zo zborových konventov  s prílohami, zápisnice zo zborových presbyterstiev s prílohami, výročné kňazské správy, výkazy, voľby zborového farára, volebné zápisnice
po uzavretí roka								3r

miesto dočasného uloženia							K11

1.2.	Matričná agenda
Matriky	
po uzavretí zväzku								5r 
	Podklady pre zápisy do matrík					
po uzavretí roka 								3r

miesto dočasného uloženia							K11, L
1.3. 	–1.4. 	Administratívno-správna agenda
Správa zboru (závažné otázky), zápisnice o preberaní farského úradu
po uzavretí roka								3r
Vnútorné predpisy, štatút, registratúrny plán
po nahradení novými 								3r
Registratúrny denník
po uzavretí zväzku								3r
Správa registratúry (návrhy na vyradenie, zoznamy a protokoly o vyraďovaní, preberacie zoznamy
 po uzavretí roka								0r
Oznámenia, obežníky, pozvánky, pastierske listy, bežná korešpondencia			
po uzavretí roka								3r
Spory, kauzy, súdy
od uzavretia spisu								5r

miesto dočasného uloženia							K11

Bulletin	
po uzavretí roka								0r

miesto dočasného uloženia							L

2. 	VMV  AKTIVITY, MISIA

2.1-2.2.	Vnútromisijná činnosť (písomnosti, plagáty, fotografie)
Semináre, koncerty, prednášky, aktivity, výstavy
po uzavretí roka								0r
	Tábory, víkendovky	
	po uzavretí roka								3r 
evidencia, zápisnice, dokumentácia								
po uzavretí roka								5r

miesto dočasného uloženia							ZO

	Publikačná činnosť, zborový časopis (2 výtlačky), zborový časopis – rukopis, plagáty z vývesiek
po uzavretí roka								0r	

miesto dočasného uloženia							L,K11
	
2.3. 	Vonkajšia misia.(písomnosti, plagáty, fotografie)	
Evanjelizačné akcie, spolupráca s inými zbormi a cirkvami	
po uzavretí roka								0r

miesto dočasného uloženia							ZO

3.	AGENDA  ĽUDSKÝCH ZDROJOV
Vokátor , Dohody o pracovnej činnosti	
po skončení platnosti								1r

Osobné spisy	
po uvoľnení zo zamestnania							1r 	

	Evidencia dochádzky							
po uzavretí zväzku								0r

miesto dočasného uloženia							L,K11

Mzdové záležitosti				   		
Prevzatie písomností do RS upravuje osobitá dohoda (príp. smernica).

miesto dočasného uloženia							ZO

4. 	 	HOSPODÁRSKA SPRÁVA, FINANCIE , TECHNICKÉ ZABEZPEČENIE

4.1. 	Účtovníctvo 
Rozpočty, výročné správy, výkazy, záznamy o nezaplatených pohľadávkach a záväzkoch, evidencia zbierok, evidencia milodarov	
po uzavretí roka 								3r

miesto dočasného uloženia							K11

Účtovné uzávierky, účtovné knihy – hlavné, účtovné denníky, faktúry, doklady o výdavkoch a príjmoch v hotovosti, bankové výpisy, výkazy a príkazy k úhrade, evidencia pohľadávok a záväzkov, účtovné výkazy
Prevzatie písomností do RS upravuje osobitá dohoda (príp. smernica).

miesto dočasného uloženia							ZO

4.2. 	Dane
Evidencia daní, daň z nehnuteľností, daň z motorových vozidiel				
po uzavretí roka								5r

miesto dočasného uloženia							K11

Daň z príjmu + DPH
Prevzatie písomností do RS upravuje osobitá dohoda (príp. smernica).

miesto dočasného uloženia							ZO

4.3.  	Zmluvy
Hospodárske, nájomné, majetkovoprávne, ostatné
po ukončení platnosti								3r

miesto dočasného uloženia							K11
4.4. 	Hnuteľný majetok
Evidencia majetku, inventarizácia	
po vypracovaní novej								1r
Nadobudnutie majetku, predaj, prevod majetku, vyraďovanie majetku			
po uzavretí roka								3r

4.5. 	Nehnuteľnosti (budovy a pozemky) nadobudnutie, evidencia
Evidencia budov, evidencia pozemkov	
po vypracovaní novej								2r
Stavebné povolenia a záznamy týkajúce sa stavby cirk. budov
po uzavretí roka								5r
Nákup - predaj  budov a pozemkov, reštitúcie – spisový materiál
po uzavretí operácie								10r
Nákup - predaj  budov a pozemkov, reštitúcie – kúpno-predajné zmluvy, listy vlastníctva
Trvalá úschova v trezore.							

miesto dočasného uloženia							L,K11

4.6.-4.7a	Nehnuteľnosti (budovy a pozemky) v správe cirkevného zboru
Stavebné opravy vyžadujúce stavebnú dokumentáciu, stavebná údržba budov, správa budov – ostatné, správa pozemkov, správa bytového majetku 
po uzavretí roka								5r
Poistenie budov	
Trvalá úschova v trezore.

miesto dočasného uloženia							L,K11

4.6.-4.7b      Nehnuteľnosti v správe iných subjektov 
Stavebné opravy vyžadujúce stavebnú dokumentáciu, stavebná údržba budov, správa budov – ostatné, správa pozemkov, správa bytového majetku – prideľovanie bytov, nájomníci, nájomné a pod.
Prevzatie písomností do RS upravuje osobitá dohoda (príp. smernica).

miesto dočasného uloženia							ZO
	
4.8. 	 Doprava
Poistenie vozidiel
Trvalá úschova v trezore.
Dopravné nehody
po uzavretí roka								3r

miesto dočasného uloženia							K11

4.9.	Technická vybavenosť  
Prehľad strojov a zariadení
po vypracovaní nového							0r
Rekonštrukcia a modernizácia, údržba, revízie technických zariadení, strojov a prístrojov 
po uzavretí roka								3r

miesto dočasného uloženia							K11
4.10.	Energetika
Poruchy a opravy energetických zariadení	
po uzavretí roka								3r
Zmluvy o odbere a dodávkach el. energie, vody, plynu 
po nahradení novými								0r

4.11. 	Požiarna ochrana, COO – smernice, pokyny, požiarna kniha, a i.
po nahradení novými								1r

miesto dočasného uloženia							K11

						
								V Bratislave, 17.4.2009

Ing. Karol Pavlů					Mgr. Michal Zajden
zborový dozorca				       predsedajúci zborový farár